关于移交2018级本科生和研究生新生档案的通知
发布日期:2018年09月30日  发布部门:档案馆  点击数:

 

各学院:
档案馆将对2018级新生档案进行移交接收工作。为确保每名新生档案完整性、唯一性、准确性,请各学院负责2018级本科新生及研究生新生的辅导员老师按照新生档案移交要求做好相关准备工作,有关事宜通知如下:
  一、新生档案归档范围
1.本科新生档案归档范围:
●高中材料:高中毕业生登记表、高中学籍材料、高考报名登记表、高考体检表等;
●入学材料:新生体检表、新生报到证、沈阳理工大学新生入学登记表等;
●党(团)组织关系(注:只需要移交入团志愿书,不要团员证,且入团志愿书签字、公章等项目信息完整;今年与团委协商后新增新生入团信息归档采集表,望周知)。
2.研究生新生档案归档范围:
●高中档案,本、专科档案;
●有就业经历的要有工作期间的相关档案材料;
●研究生入学材料:新生体检表、新生报到证、研究生入学登记表等;
●党(团)组织材料。
二、档案移交准备工作
(一)领取并填写新生档案袋
本科新生:各学院于2018年10月15-17日到档案馆按照本学院新生人数领取本科新生档案袋。领取后,在档案袋相应位置填写学院、专业、学号、姓名等相关信息,按学号顺序排列;
研究生新生:研究生学院已经下发研究生档案袋,请各学院在研究生档案袋左上角(正面面向自己,开口朝上)填写学院、专业、学号、姓名等相关信息,按学号顺序排列。
原装档的学生档案袋上若有重要信息,如高考分数等,折叠放入新生档案袋最后,没有重要信息的,确认档案袋中无任何材料后,原旧档案袋由各学院自行销毁。
(二)本科新生档案整理
1.下载、填写本科生新生档案移交目录及新生入团信息归档采集表(附件1)
新生档案材料主要有三类8样,详见以下内容。
●第一类高中材料,有4样:
1.高中毕业生登记表:专指有高中“毕业生登记表”字样的材料,有则画对号“”,无则画叉号“×”;
2.高中学籍档案:指学生登记表、学生综合测评、鉴定、学籍卡等高中三年期间发生的、填写的家庭成员信息、每学年成绩信息等材料,只要有相关的材料,即可认定有高中学籍档案;
 3.高考报名登记表:指各省份高考招生报名表。
4.高考体检表:用于高考的体检表,而不是高中每年的体检表。
 注:河北考生高考招生录取表和高考体检表在一张纸上,视为第3、第4项都有;有的省份,如山西、山东江苏、浙江生源的高中档案为电子档案的,在表中“备注”栏里注明:具体省份+ 电子档案
●第二类入学材料,有3样:
5. 新生报到证 6.新生体检表 7.新生入学登记表,原则这三样全体新生必须每人都要齐全,不全尽量补齐
     注:新生入学登记表审核意见处要写上同意字样;准确填写年、月、日后加盖学院学生工作办公室的公章。如不按上述要求填写、加盖公章,此表无效将不予以归档。
●第三类党(团)组织关系材料,主要有1样:
8. 专指入团志愿书,如果有入团志愿书,即认定有团组织材料,即可画对号“”,若学生没有入团,该项目下面写“群众”,其他的材料如入团申请书、团组织关系介绍信如果哪个学生有,放在入团志愿书后面即可。
(注:一定核对入团志愿书内容,需填写完整,要有公章,有照片且照片粘贴牢固;内容不完整的,请该同学补填,公章缺失的,请该学生到原入团初中或高中补全,照片缺失或粘贴不牢固的请补全照片且粘贴牢固,否则视为无效;该生一旦入党时,该材料不完整影响该生入党。另外,团证由学生本人携带,装有团关系的袋子上贴有介绍信的,可留存放入入团志愿书后面,没有重要信息的,请抽出自行销毁,不作为归档材料
●本人签字:
移交目录中“本人签字”栏,请学生核对无误后,在该栏下签字。
1-7样材料中若有缺失,建议学生本人补齐相关材料。能提供印有原单位红色公章的相关信息材料的证明材料,可视为补充了该材料,且在备注中注明:xx材料是证明材料;第8样中原入团所在学校开具的《入团志愿书丢失证明》可放入档案,但该材料只能作参考,在政审、入党、入伍等各项审查时,《入团志愿书丢失证明》不具有效力,只有《入团志愿书》原件有效,所以建议到发展成为团员的原单位补《入团志愿书》。
●其他说明
新生档案移交目录表(附件1)左侧必须留有1厘米距离用于装订,表格所列内容不能随意删减;填写完的移交目录表,用A4纸打印,每班级打印三份(双方签字后学院留存1份、馆内留存2份,同时移交电子版);新生入团信息归档采集表(附件1)请按项填写相关信息,该表只提交电子版不需打印。(电子邮箱504243015@qq.com
2.整理本科新生档案
以上8样材料展平,排放整齐,按照1-8的顺序排放,放入新生档案袋中,以便移交时候方便清点,提高速度; 其他不能归入以上类别的材料,均放在最后;有照片脱落的情况,请粘贴好;切记:所有已经装订好的材料千万不要拆卷,如因归档装订造成的不能与1-8的顺序保持一致,没有关系。
入馆档案以班级为单位,按照学生学号顺序排列,横向捆绑。各学院一定要将档案按要求整理好后再移交档案馆。
(三)研究生新生档案整理
1.下载、填写研究生新生档案移交目录及新生入团信息归档采集表(附件1)
按照以下五类顺序依次填写,第一类高中档案,第二类专科、本科档案,第三类工作档案(有工作档案就归入,无工作档案不放),第四类研究生入学档案(按照入学通知书、入学登记表、入学体检表顺序,原则这三样全体新生必须每人都要齐全,不全尽量补齐),第五类入团志愿书(详见本科新生档案该项说明)、党员档案。研究生档案填写移交目录时,可参考本科新生档案整理要求,不明事宜随时联系档案馆。
2.整理新生档案
填写好新生档案袋和移交目录后,将该生档案材料按照五类顺序装入该生新生档案袋中(准确核对新生档案袋中材料为本人)后,以班级为单位,按照班级内学生学号顺序排列,准备移交档案馆。
三、档案核查、移交工作
学生档案从11月5日开始移交,具体时间详见附件2。档案馆老师将与移交人员逐份逐页清点核实档案,经双方确认无误后,再签字。
具体事宜可咨询档案馆
联系电话:024-24682889  
 联系人: 王老师
 
附件1: 2018级本科新生档案移交目录 /2018级研究生新生档案移交目录/新生入团信息归档采集表
附件2:新生档案移交时间
 
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