关于做好2019届研究生毕业生档案归档转递工作的通知
发布日期:2019年03月06日  发布部门:档案馆  点击数:

各学院研究生辅导员及全体研究生毕业生:

2019届研究生毕业生档案转递工作即将开始,为确保此项任务顺利圆满完成,现将档案整理转递工作安排如下:
一、政策依据
根据中组部、人社部、国家发改委、财政部、国家档案局联合发文《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》人社部发〔2014〕90号中的第一条“流动人员人事档案由县级以上(含县级)公共就业和人才服务机构以及经人力资源社会保障部门授权的单位管理,其他单位未经授权不得管理流动人员人事档案。严禁个人保管本人或他人档案。跨地区流动人员的人事档案,可由其户籍所在地或现工作单位所在地的公共就业和人才服务机构管理” 和第二条:“未就业的高校毕业生档案,属于流动人员人事档案范围”的规定,今后各应届毕业生个人档案将集中装档完毕后统一转递,原则上学校将不予以保留学生个人档案。
二、归档材料:
      1、毕业材料:高等学校毕业生登记表、授位审批材料、及毕业生就业报到通知书等。
2、奖励材料:学生在校期间因表现突出获得的学院、校级及校级以上等相关奖励材料。
3、处分材料:学生在校期间违反校规、校纪,触犯国家法律等各类处分材料。
4、组织材料:学生在校期间参加党、团组织材料等。
5、日常行为表现材料:学生在校期间日常行为表现的学年鉴定材料等。
6、可供组织、人事部门参考的其他材料(体检表、学籍异动材料如休学、复学、退学、转学、参军、出国等;选调生材料;有工作经历的个人人事档案)。
各学院研究生辅导员请严格按上述顺序整理装档,装档后按专业、班级及学号顺序排列。装档当天携带已装好的毕业生档案袋及《2019届研究生毕业生装档明细表》(附件2)以学院为单位一式两份入馆装档。
注意:因哈尔滨市就业管理局的特殊要求,毕业生档案转递到哈尔滨市就业管理局的需将哈尔滨市就业管理局档案材料清单(附件3)放入档案中。
三、归档材料要求
1、归档的材料必须是办理完毕的正确材料。材料应完整、真实、文字清楚、手续齐备、对象明确,应有承办单位或个人署名,并有形成材料的日期。凡规定由组织审查盖章的,须盖印章;要同本人见面的材料,一般应有本人的签字。
2、档案材料一般应使用16开办公用纸,文字须是正式打印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写,不得用复印件代替原件存档。
 四、毕业生档案转递信息填写及校核
 为了保证毕业生个人档案投递快速、准确无误,避免个人档案延期和丢失情况发生,实行“由辅导员通知毕业生→毕业生填写毕业派遣信息表(附件1该表只需电子版),详细填写个人信息及发档信息→毕业生辅导员审核后学生本人核实、确认→提交给研究生学院→提交档案馆”的填报流程,档案馆将以此信息集中转递毕业生个人档案。
  1、请相关辅导员通知毕业生提前与用人单位和人才服务机构核实好接收档案的详细地址、单位名称、接收人及联系电话、邮政编码等准确信息,在规定时间内按班级学号顺序认真详细填写毕业生派遣表(附件1)中的信息,不准空项,以确保毕业生个人档案安全准确投递。若因学生个人填报发档信息不准确,而造成转递过程中丢失档案情况的,责任由学生自负。对于未签工作的应届已经毕业的学生,因毕业生与学校已无隶属关系,且考虑到在校托管,影响毕业生工龄、职称晋级、公考、落户等因素,档案馆原则上不予托管,毕业生档案迁回生源地的公共人才代理机构;应届毕业出国留学的学生,其档案可转至教育部留学服务中心留学人员档案室或生源地公共人才代理机构(大中专毕业生就业指导中心、人力资源和社会保障局、人才服务中心等机构)。
  2、毕业生档案转递采用“中国邮政EMS标准快递”,档案转递信息填写必须符合中国邮政EMS标准快递要求,具体要求如下:
(1)收件单位:必须准确填写具有档案管理权限的单位全称,毕业生需与签约单位确认档案转递接收单位。
(2)收件地址:必须详细填写收件单位所在的省市区县、街道名称、门牌号码等信息。
(3)收件人信息:必须准确填写收件单位联系人的姓名、联系电话、手机号码等信息。
       例:邮寄地址:XX省XX市XX区XX街路XX号
             接收单位名称:XX单位
        接收部门(人):XX部门(人) 
        邮编:XX 
        接收电话:XX
五、档案转递形式与查询
1、各学院毕业生档案归档工作完成后,档案馆负责核查和密封,档案统一由EMS特快专递发送。对于部分特殊情况,也可由接收单位派专人领取。毕业生档案一般不允许由本人自带。因特殊情况需要自带的,应凭用人单位人事部门开具的调档函(注明同意自带)、毕业证、学位证、报到证、身份证、回执,由该学生辅导员带齐该生全部毕业归档材料、《自提档案情况说明表》(附件4)来馆装档密封后交给学生本人。
在自带档案的过程中发生档案袋开封、档案材料遗失等问题,由毕业生本人承担责任,学校不负任何责任。
2、档案转递工作完成后,EMS会给毕业生本人发送档案签收短信,此短信可查看邮寄单号及签收信息,建议此信息截屏留存;档案馆网站或学院班级群发布的档案转递信息汇编,毕业生可通过学号、姓名查询本人邮寄单号,然后登录中国邮政EMS官网查询转递的具体信息,该信息截屏留存。注意:EMS邮寄单号查询信息有效时间为一年,请毕业生在有效时间内及时查询自己的档案是否已被转递单位签收、入库(电话咨询档案是否入库)。
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六、工作要求
1、各学院要高度重视毕业生档案存档、转递工作,加强对毕业生的教育、引导,使其充分认识个人档案对于就业、升学、升职等方面的重要作用。
2、各学院毕业生辅导员要严格按照通知要求,全过程负责毕业生档案材料归档、信息校核工作,确保归档材料不错装、不漏装,转递信息无遗漏、无缺失、准确无误。
3、各学院装档完成后,请于4月11日将《2019届研究生毕业生装档明细表》(附件2)的电子版及纸质版(一式两份)交至档案馆108室。
4、各学院装档具体流程及时间安排详见附件5。
5、如有不明事宜请联系档案馆。
 
       联 系 人:王老师
       联系电话:024-24682889
           点:档案馆108室
       电子邮箱:504243015@qq.com 
 
 
 
 
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